Menavigasi bisnis dalam mengoptimalkan produktivitas kerja saat pandemi Covid-19 hingga memasuki era new normal dinilai menjadi tantangan terbesar saat ini. Hal itu berarti menjaga keseimbangan produktivitas operasional sekaligus berupaya meminimalkan risiko penyebaran Covid-19 bagi karyawan. Bahkan mayoritas pekerja yang telah beradaptasi untuk bekerja dari rumah (work from home/WFH) akibat pandemi ini kemungkinan akan melanjutkan cara kerja tersebut dalam waktu yang lebih lama.
Perusahaan-perusahaan global telah secara serius merancang konsep kerja jarak jauh untuk masa depan. Facebook baru-baru ini menyatakan bahwa karyawan mereka dapat bekerja dari rumah hingga akhir 2020. Demikian juga dengan Twitter yang mengatakan pegawainya bisa bekerja dari rumah tanpa batas waktu tertentu. Dinamika kerja seperti ini pun dapat terjadi di Indonesia.
Penelitian Gartner menunjukkan bahwa 74% CFO perusahaan berencana memindahkan pengaturan kerja secara permanen ke sistem kerja jarak jauh setelah pandemi COVID 19). Bukan hanya itu, pandemi virus corona juga telah membawa terobosan baru dalam penggunaan solusi kolaborasi kerja bagi pegawai seperti konferensi video dan aplikasi obrolan kerja, termasuk Microsoft Teams. Solusi-solusi ini membantu karyawan berkolaborasi dalam pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara langsung. Hal ini menjadi kebutuhan bisnis selama masa pembatasan sosial, ketika sebagian besar pegawai tidak dapat bekerja di kantor.
Data dari Microsoft mengungkapkan terjadinya peningkatan penggunaan aplikasi Teams secara signifikan. Bahkan, pandemi virus corona akan menjadi titik balik yang mengubah cara bekerja dan belajar selamanya. Permintaan pengguna untuk Microsoft Teams melonjak di seluruh dunia pada bulan April lalu, naik signifikan dari 32 juta pengguna aktif setiap hari menjadi 44 juta hanya dalam satu minggu.[1]
Di Indonesia, pandemi ini juga mendorong organisasi untuk beradaptasi secara cepat serta berinvestasi lebih untuk teknologi agar memungkinkan para pegawai bekerja dari jarak jauh. Bagi perusahaan yang karyawannya harus bekerja di kantor atau on site, investasi teknologi pun akan tetap dilakukan untuk menjaga kesehatan dan keamaanan karyawannya.
Selama masa kerja dari rumah (WFH), banyak pegawai di Indonesia harus secara cepat beradapatasi menggunakan fitur-fitur teknologi dalam bekerja seperti pertemuan video, presentasi secara virtual, ataupun kolaborasi pengerjaan dokumen antar tim secara real time. Di sisi lain, sejumlah organisasi yang pada awalnya tidak meyakini efektifitas model kerja jarak jauh menemukan banyak manfaat, termasuk diantaranya menekan overhead biaya, efisiensi secara operasional dan peningkatan produktivitas. Selain itu, banyak karyawan menikmati kebebasan secara fleksibilitas yang lebih besar dalam jadwal dan rutinitas kerja mereka. Atas dasar itu, solusi teknologi kolaborasi kerja tidak akan hilang ketika kantor dibuka kembali.
Seiring dengan pelonggaran pembatasan sosial berskala besar (PSBB) dan karyawan sekarang dapat kembali ke kantor, organisasi perlu menekankan 3 hal yang dapat dilakukan dengan solusi Microsoft 365 dalam pengaturan kerja di era new normal.
1. Memberdayakan produktivitas
Untuk perusahaan yang menerapkan bekerja dengan pengaturan shift, pertanyaannya adalah bagaimana orang yang bekerja secara remote dapat bekerja secara efisien seperti karyawan yang bekerja dari kantor? Fitur Microsoft Teams yang terintegrasi dalam Microsoft 365 dapat menggabungkan beberapa fungsi untuk memastikan agar pegawai yang bekerja kantor maupun remote dapat terhubung dengan baik secara bersamaan, baik ketika mereka bekerja berdampingan ataupun secara virtual. Ini sangat membantu tim untuk bertukar pikiran, berdiskusi, menelepon, dan berkolaborasi dalam satu lokasi digital yang nyaman.
2. Kolaborasi secara mudah dan tanpa batas
Agar tetap produktif, anggota tim perlu berkolaborasi. Ini lebih dari sekadar pola pikir. Karena itu, anggota tim sangat bergantung pada fasilitas pendukung guna untuk membantu mereka berbagi file dan dokumen dengan cepat dan aman.
Fitur Microsoft 365 menawarkan dua teknologi untuk mendukung kolaborasi tanpa batas: OneDrive dan SharePoint. Penyimpanan file dan produk berbagi ini dirancang untuk membantu anggota tim menyimpan, menemukan, menulis bersama, dan memperbarui file dari mana saja. File dapat dibagikan baik di dalam maupun di luar organisasi secara aman untuk kolaborasi yang lancar.
Organisasi juga dapat membangun Intranet di SharePoint yang memungkinkan karyawan untuk berbagi dan mengelola konten, pengetahuan, dan aplikasi.
3. Bekerja dari jarak jauh tanpa merasa jauh
Di tempat
kerja modern, kantor bisa di mana saja. Bagaimana karyawan dapat tetap
terhubung?
Koneksi tergantung
pada sinkronisasi. Tidak hanya di antara orang-orang, tetapi juga di antara
perangkat. Dengan Microsoft 365, karyawan terhubung dari mana saja menggunakan
aplikasi Microsoft Office di PC, tablet, atau ponsel. Anggota tim yang terpisah
satu sama lain oleh pandemi bisa mendapatkan email dan kalender yang
disinkronkan di semua perangkat secara real-time.
Karyawan juga dapat mengatur jadwal kerja mereka sendiri dengan perangkat
apapun yang mereka gunakan, sekaligus
tetap bergabung dengan panggilan suara dan panggilan video dari mana saja.(*)
[1] Disarikan dari sumber https://www.theverge.com/2020/4/9/21214314/microsoft-teams-usage- coronavirus-pandemic-work-habit-change