Kondisi normal baru (new normal) pasca pandemic COVID-19 sudah di depan mata. Sebagian besar kota di Indonesia telah mulai melonggarkan pembatasan sosial berskala besar (PSBB). Organisasi dan pelaku bisnis sudah mengambil ancang-ancang untuk memulai kembali operasional seperti sediakala. Namun, organisasi harus tetap siaga dalam masa transisi ini dimana sebelumnya prosedur kerja dari rumah (work from home/WFH) secara penuh diberlakukan.
Implementasi teknologi yang tepat harus menjadi fokus agar rencana memulai operasional berjalan sesuai harapan. Tujuan lainnya agar karyawan dapat bekerja secara produktif dalam inisiatif new normal. Berikut ini sejumlah pendekatan dari sisi teknologi untuk dipertimbangkan.
- Kebijakan dan Prosedur
Dalam rangka antisipasi lanjutan terutama kepada karyawan usai masa krisis penyebaran COVID-19 dan menjalani kehidupan new normal, perusahaan perlu meninjau kembali kembali protokol yang harus dijalankan meliputi:
• Bagaimana kebijakan dan prosedur bagi karyawan yang menggunakan perangkat pribadi (BYOD) untuk mengakses dokumen dan data perusahaan? Apakah penggunaan perangkat ini akan dihilangkan atau dilanjutkan? Bagaimana dari sisi keamanan teknologi?
• Bagaimana kebijakan dan prosedur organisasi untuk memastikan dokumen di perangkat pribadi disimpan dengan aman pada sumber daya perusahaan?
• Tindakan apa yang akan diambil untuk menghapus data sensitif dan rahasia dari teknologi pribadi yang digunakan selama periode kerja-dari-rumah (WFH)?
Untuk menjawab tantangan dan pertanyaan di atas, sudah selayaknya organisasi menyiapkan rencana transisi bertahap untuk mengurangi BYOD atau menghilangkannya jika perlu. Ini termasuk instruksi dan prosedur tentang memindahkan dokumen perusahaan kembali ke sumber daya yang sesuai dengan standard perusahaan seperti SharePoint atau portal berbagi file yang aman. Jangan lupa untuk memeriksa apakah dokumen telah disinkronkan dengan benar sebelum menghapusnya. Langkah-langkah tambahan harus juga diambil untuk mengidentifikasi dan memastikan penghapusan data sensitif dan rahasia dari perangkat atau lokasi yang tidak dikehendaki.
Menurut Pusat Keamanan Cyber Kanada, kerentanan keamanan siber (cyber security) menjadi perhatian khusus selama era bekerja dari rumah (WFH).[1] Penggunaan perangkat kerja dalam masa WFH oleh karyawan, terutama virtual private network (VPN), seringkali berdampak terhadap masalah keamanan siber. Oleh karena itu, dalam transisi kembali ke fase bekerja dari kantor (work from office), penting untuk menerapkan sesegera mungkin pembaruan perlindungan keamanan siber guna mengurangi kerentanan keamanan melalui security vulnerability assessment.
2. Perencanaan Teknologi
Saat mempersiapkan fase kerja di masa new normal, penting untuk menilai kembali apakah teknologi yang digunakan dalam fase WFH bisa diintegrasikan secara permanen dalam lingkungan kerja saat ini. Pertanyaan kunci ini meliputi:
• Perubahan infrastruktur dan teknologi apa saja yang diperlukan untuk mendukung transisi kembali ke keadaan normal?
• Apakah organisasi akan terus mendukung dan menyiapkan alat dan lisensi yang diperlukan bagi semua karyawan untuk berkerja secara jarak jauh (remote) seperti VPN, solusi kolaborasi kerja remote, atau aplikasi seluler?
Memulai kembali operasi yang sukses di masa transisi ini membutuhkan perencanaan yang cermat dan fleksibilitas dalam adaptasi teknologi terhadap perubahan keadaan.
3. Adopsi Teknologi Kerja Fleksibel
Meskipun ada berbagai aturan dan pembatasan, keselamatan kerja karyawan harus menjadi fokus utama selama pandemi. Karena, besarnya mobilitas pekerja cukup memiliki kontribusi besar dalam penularan Covid-19
Tidak
semua bisnis memiliki ruang kantor yang dapat mematuhi aturan jarak sosial 1-2
meter. Ini ditambahkan dengan peraturan pemerintah bahwa hanya setengah dari jumlah
total karyawan dapat berada di kantor untuk mencegah penyebaran virus. Oleh
karena itu, organisasi harus mencari cara terbaik untuk mengadopsi solusi
teknologi yang dapat memaksimalkan kerja fleksibel pasca pembatasan sosial.
Selama masa pembatasan
sosial, sejumlah organisasi telah mengadopsi produk kolaborasi cloud, solusi
berbagi file, alat konferensi video, dan teknologi lainnya untuk mendukung
pekerjaan jarak jauh. Mengingat solusi teknologi ini telah tersedia untuk
karyawan — dan banyak eksekutif melihat betapa produktifnya karyawan mereka bekerja
dari rumah — organisasi dapat membuat pekerjaan jarak jauh menjadi bagian
penting dari operasi mereka. Dengan mengaktifkan solusi yang tepat, seperti Office 365, organisasi dapat mengubah krisis COVID-19 menjadi peluang untuk
meningkatkan produktivitas karyawan dan meningkatkan kolaborasi karyawan dalam
jangka panjang.(*)
[1] (https://cyber.gc.ca/en/guidance/telework-security-issues-itsap10016)